La produttività è uno dei fattori chiave per raggiungere i tuoi obiettivi, sia nella vita privata che nel lavoro. Avere una buona produttività significa essere in grado di completare le attività in modo efficiente e di conseguenza, raggiungere i tuoi obiettivi nel minor tempo possibile.
Ci sono alcuni consigli pratici su come migliorare la produttività, eliminare le distrazioni, pianificare le attività, il tutto per raggiungere i tuoi obiettivi.
Analizza le tue attività
Il primo passo per migliorare la produttività è analizzare le tue attività quotidiane. Prenditi del tempo per riflettere sulle attività che svolgi regolarmente, sia a casa che sul lavoro. Crea una lista di queste attività, inclusi i compiti che svolgi ogni giorno. In questo modo, avrai una visione chiara di ciò che devi fare e sarai in grado di organizzare le tue attività in modo più efficiente.
Lo scopo di analizzare le tue attività quotidiane è quello di avere una panoramica completa di come impieghi il tuo tempo.
Questo ti permette di identificare le attività che ti portano maggiori risultati e quelle che invece ti impediscono di essere produttivo. Inoltre, analizzando le tue attività, sei in grado di organizzarti meglio e di gestire il tuo tempo in modo più efficiente.
Identifica le attività più importanti
Una volta che hai analizzato le tue attività, identifica quelle che hanno il maggior impatto sulla tua produttività e sui tuoi obiettivi. Queste attività dovrebbero essere quelle che generano il maggior valore o producono il miglior risultati. In questo modo, saprai quali attività devono essere svolte per prime e quali possono essere posticipate o delegati ad altri.
Un consiglio molto utile (che mi ha salvato letteralmente la vita!).
Di cose da fare ce ne saranno sempre e saranno sempre troppe.
Chi promuove le to-do list in tutte le salse, non dice mai che gli elenchi delle cose da fare non risolvono il problema del tempo.
Non so a te, ma a me gli elenchi delle cose da fare mi mettono ansia e mi demotivano, proprio perché non finiscono mai.
Da quando ho scoperto (in un libro) questo trucco, ho riconsiderato le to-do list positivamente.
Il consiglio è questo:
- Crea due elenchi di cose da fare. Uno lo lasci aperto, l’altro lo “chiudi”.
- L’elenco aperto contiene tutto quello che devi fare, che hai in sospeso e che devi ancora pianificare. Questo elenco sarà infinito, quindi non ti abbattere 😁
- L’elenco chiuso contiene solo le prime 10 attività più importanti che devi fare. Non più di dieci! La regola è che non puoi aggiungere altri punti all’elenco chiuso se non li hai terminati tutti.
Elimina le distrazioni
Le distrazioni sono uno dei principali ostacoli alla produttività.
Ciò che devi fare è quello di identificare le distrazioni che ti impediscono di essere concentrato, come le notifiche sui social media, le riunioni improduttive o le attività non essenziali.
Una volta identificate, crea un piano per eliminare queste distrazioni. Ad esempio, puoi utilizzare applicazioni per bloccare i siti web non produttivi, pianificare le riunioni solo quando necessarie o disattivare le notifiche sul telefono.
Pianifica le tue attività
Pianifica le tue attività in modo efficiente, in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi nel minor tempo possibile.
Ciò può includere la pianificazione delle attività più importanti per il momento in cui sei più produttivo o la pianificazione di pause regolari per evitare l’affaticamento mentale.
Pianificare le attività ti aiuterà anche a identificare eventuali problemi e trovare soluzioni in anticipo.
Sii flessibile nella tua pianificazione e nella gestione delle tue attività. Ci saranno sempre imprevisti e situazioni che non puoi controllare. Essere flessibili ti aiuterà ad adattarti alle situazioni impreviste e trovare soluzioni alternative.
Valuta il tuo progresso
Uno degli errori che si commette più spesso è quello di non valutare il progresso che si sta compiendo.
Anche perché l’obiettivo finale è dato (anche) da piccoli risultati quotidiani e senza la misurazione dei progressi che stiamo facendo, corriamo il rischio di demotivarci prima di arrivare alla meta.
Valuta regolarmente il tuo progresso e apporta le modifiche necessarie per migliorare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi.
Questo ti aiuterà a identificare eventuali problemi o ostacoli alla produttività e trovare soluzioni per risolverli.
Automatizza le tue attività
L’automatizzazione è un altro modo per migliorare la produttività.
Ci sono molte attività che possono essere automatizzate, come la gestione delle e-mail, la pianificazione delle attività, la fatturazione e altro ancora.
L’automatizzazione ti aiuterà a risparmiare tempo e risorse e a concentrarti sulle attività più importanti.
Ecco alcuni software gratuiti che ti permettono di automatizzare le attività:
- Zapier: uno strumento che consente di creare flussi di lavoro automatizzati tra le applicazioni e i servizi che si utilizzano di più.
- Trello: uno strumento di gestione dei progetti che permette di creare e assegnare attività, definire scadenze e tenere traccia del progresso del lavoro in modo collaborativo.
- Hootsuite: uno strumento per la gestione dei social media, che permette di programmare e pubblicare post su diverse piattaforme contemporaneamente.
- LastPass: uno strumento per la gestione delle password, che permette di archiviare e proteggere le password di accesso a diverse applicazioni e servizi.
- Make: uno strumento che permette di creare applets per automatizzare le attività tra le diverse applicazioni.
- Asana: un altro strumento di gestione dei progetti che permette di organizzare e assegnare attività, collaborare con altri membri del team e monitorare il progresso del lavoro.
- RescueTime: uno strumento che traccia il tempo che si passa sul computer e sui dispositivi mobili, aiutando a individuare i momenti di maggiore produttività e a ridurre le distrazioni.
- Google Drive: uno strumento di archiviazione cloud che consente di accedere e condividere facilmente documenti e file da qualsiasi dispositivo.
- Forest: una app che incoraggia a concentrarsi evitando distrazioni, creando una foresta virtuale che cresce man mano che si mantiene la concentrazione.
Ricorda, migliorare la produttività è un processo continuo che richiede pazienza e perseveranza. Devi dedicare del tempo e delle risorse per monitorare e valutare i tuoi progressi, apportare eventuali modifiche al tuo piano di lavoro e rimanere sempre motivato e concentrato sui tuoi obiettivi di produttività.